ГОТОВЫ ЛИ ВЫ К ПРОВЕРКЕ?

Полный гид по проверкам стоматологической клиники: кто приходит, что смотрят и какие документы запрашивают

Этот материал носит информационный характер и не заменяет юридическую консультацию. Но он поможет вам понять, насколько ваша клиника готова к проверкам и где самые слабые места.

1. Какие проверки бывают у стоматологической клиники

Стоматология — одна из самых контролируемых сфер медицины. Проверки могут быть:

Плановые — по графику, утверждённому надзорными органами, с уведомлением заранее.
Внеплановые — по жалобе пациента, по запросу прокуратуры, по информации о возможных нарушениях, при инцидентах и т.п.

При этом проверять вашу клинику могут разные инстанции — каждая со своим фокусом:

Основные государственные контролёры

Роспотребнадзор — санитарные нормы, эпидрежим, дезинфекция, стерилизация, отходы, медкнижки, СанПиН.
Росздравнадзор — лицензия, соответствие профилям, квалификация врачей, меддокументация, внутренняя система контроля качества и безопасности меддеятельности.
Прокуратура — общий надзор за соблюдением закона, инициирует/координирует проверки других органов.
Трудовая инспекция (ГИТ) — трудовые договоры, охрана труда, спецоценка условий труда, графики, отпуска, выплаты.
Пожарный надзор (МЧС) — пожарная безопасность, эвакуация, сигнализация, огнетушители, обучение персонала.
Налоговая инспекция (ФНС) — налоги, кассовая дисциплина, зарплаты, финансовые операции.
Соцфонд РФ (ФСС/ПФР) — страховые взносы, отчётность, льготы, декреты, больничные.
Роскомнадзор — персональные данные пациентов и сотрудников, соблюдение 152-ФЗ.
ФАС (антимонопольная служба) — реклама медицинских услуг, достоверность сведений, использование лицензии в рекламе.

Медицинские и страховые проверки

ФОМС / территориальный фонд ОМС — соблюдение правил оказания помощи по ОМС, обоснованность назначений и тарифов.
Страховые компании (ДМС) — соответствие оказанных услуг условиям договоров, качество лечения.

Коммерческие и партнёрские проверки

Банки (эквайринг, кредитование, финмониторинг) — законность происхождения средств, прозрачность деятельности, подтверждение выручки.
Лизинговые компании, арендодатель, крупные партнёры — финансовая устойчивость, соблюдение условий договоров, целевое использование имущества.

Специальные случаи

Проверка по жалобе пациента — может инициировать Роспотребнадзор, Росздравнадзор, прокуратура, полиция.
Проверка при лицензировании или её переоформлении — комплексная оценка помещения, оборудования, кадров и документов.

2. Роспотребнадзор: санитария, стерилизация и СЭС-документы

Когда приходят

Плановые проверки по риск-ориентированному подходу и графику.
Внеплановые — по жалобам пациентов, по сигналам о нарушениях, при угрозах санитарно-эпидемиологическому благополучию.

Что проверяют

Соблюдение СанПиН и санитарного режима.
Организацию и контроль стерилизации и дезинфекции.
Обращение с медотходами, особенно классов Б и В.
Наличие и актуальность журналов и протоколов контроля.
Медкнижки, вакцинацию и обследования сотрудников.
Состояние помещений, отделку, ремонт, освещённость, вентиляцию.
Качество питьевой воды, микроклимат, уборку, обработку поверхностей.

Какие документы обычно запрашивают

Приказы и регламенты:

О санитарном режиме.

О назначении ответственных:

за дезинфекцию;
за стерилизацию;
за обращение с отходами;
за ведение журналов;
за проведение производственного контроля.

Журналы:

Наличие и исправность пожарной сигнализации.
План эвакуации и обозначение путей выхода.
Огнетушители, их расположение, проверку и перезарядку.
Обучение персонала действиям при пожаре.

Документы

Акт ввода и паспорта систем пожарной сигнализации.
Договор на обслуживание пожарной сигнализации.
Планы эвакуации (утверждённые и размещённые).
Журналы инструктажей по пожарной безопасности.
Акт установления категории помещения по пожарной опасности (если требуется).

3. Налоговая инспекция (ФНС) и банки

ФНС — что проверяют

Правильность уплаты налогов.
Соответствие выручки и расходов.
Кассовую дисциплину (онлайн-кассы, чеки, ККТ).
Зарплатные налоги и страховые взносы.

Документы: договоры, акты, счета, книги продаж/покупок, отчёты, кассовые документы, карточки счетов, выписки по счёту.

Банки

Банки и финмониторинг могут запрашивать:

Лицензию клиники.
Учредительные документы.
Договоры с партнёрами и пациентами (крупные суммы, предоплаты).
Подтверждения целевого назначения крупных платежей.

Цель — убедиться, что деятельность прозрачна, а платежи не связаны с отмыванием денег.

4. Роскомнадзор и персональные данные (152-ФЗ)

Что проверяют

Как вы собираете, храните и обрабатываете персональные данные пациентов и сотрудников.
Наличие согласий на обработку ПДн.
Наличие и доступность политики обработки ПДн.
Назначен ли ответственный за ПДн и фиксируется ли доступ к данным.

Документы

Политика обработки персональных данных.
Согласия пациентов и сотрудников.
Приказ о назначении ответственного за ПДн.
Реестр информационных систем, где хранятся данные (МИС, CRM и т.п.).
Журнал учёта обращений субъектов ПДн (жалобы, запросы на удаление).

5. Универсальный пакет документов стоматологической клиники

Ниже — ориентировочный список блоков документов, которые стоит иметь в порядке всегда, независимо от вида проверки.

5.1. Лицензирование и общие документы

Учредительные документы организации.
Свидетельства о регистрации, постановке на учет.
Лицензия на меддеятельность и все приложения.
Договор аренды или документы на собственность помещения.
Санитарно-эпидемиологическое заключение (при наличии).

5.2. Организационные приказы

О назначении руководителя медорганизации (главврач/директор).

О распределении ответственности (по направлениям, кабинетам).

О внутреннем контроле качества и безопасности.

О санитарном режиме и санитарно-противоэпидемических мероприятиях.

О назначении ответственных за:

стерилизацию и дезинфекцию;
обращение с медотходами;
пожарную безопасность;
охрану труда;
ПДн;
меддокументацию.

5.3. Кадры и персонал

Трудовые договоры и личные дела сотрудников.
Дипломы, сертификаты/аккредитации, удостоверения о повышении квалификации.
Должностные инструкции.
Графики работы и отпусков.
Медкнижки с актуальными анализами.

5.4. Санитарный режим и стерилизация

Приказы по СЭР.
Журналы уборок.
Журналы подготовки и замены дезрастворов.
Журналы предстерилизационной обработки и стерилизации.
Паспорт стерилизационной и паспорта стерилизаторов.
Протоколы контроля качества стерилизации и смывов.

5.5. Медицинская документация

Формы медкарт стоматологических пациентов.
Информированные добровольные согласия (общие и на отдельные вмешательства).
Договоры на оказание платных медуслуг.
Журналы регистрации обращений пациентов, жалоб и предложений.
Журналы учёта анестезиологических пособий, операций (если применимо).

5.6. Отходы и экология

Договоры на обращение с отходами классов Б и В.
Акт выбора контейнерной площадки (если требуется).
Журналы учёта и движения отходов.
Инструкции по обращению с отходами.

5.7. Охрана труда и пожарная безопасность

Программы и журналы инструктажей (вводный, первичный, повторный).
СОУТ и приказы по результатам.
Планы эвакуации и инструкции при пожаре.
Договоры на обслуживание пожарной сигнализации.

5.8. Финансы и договоры

Договоры с основными поставщиками, партнёрами, аренду.
Договоры эквайринга и банковские.
Документы по кассовой дисциплине и налогам.

5.9. Персональные данные

Политика обработки ПДн.
Согласия на ПДн.
Приказ о назначении ответственного.
Журналы обращений субъектов ПДн.

6. Самопроверка: чек-лист «Готовы ли вы к проверке?»

Можно использовать как отдельную страницу/приложение.

Отметьте для себя «Да / Нет»:

У вас под рукой актуальная лицензия с приложениями.
На каждого врача есть действующая аккредитация по профилю.
Назначены и оформлены все ответственные (СЭР, отходы, ВКК, ПДн, пожарка, ОТ).
Все журналы по Роспотребнадзору ведутся ежедневно и без «задних чисел».
На всех сотрудников есть действующие медкнижки.
Медкарты пациентов заполнены так, что любой внешний эксперт поймёт логику лечения.
Есть положение о внутреннем контроле качества, и вы реально его ведёте.
Есть договор и полный пакет документов на отходы классов Б и В.
Проведена и документально оформлена спецоценка условий труда (СОУТ).
У сотрудников проведены и зафиксированы инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
На сайте/в документах есть политика обработки ПДн и согласия пациентов.
В случае проверки вы можете за 10–15 минут собрать «папку проверки» по каждому основному органу.

Чем больше «Нет» — тем выше риск, что любая проверка закончится штрафами и предписаниями.

7. Как повысить готовность клиники к любой проверке: простая схема

Назначить одного координатора по проверкам Это может быть собственник, главврач или администратор с полномочиями.
Сделать внутренний аудит по этому документу Пройтись по разделам: Роспотребнадзор, Росздравнадзор, кадры, пожарка, ПДн, финансы.
Собрать и оцифровать документы Создать структуру папок:

01_Лицензия
02_Санитарный режим
03_Кадры
04_ВКК
05_Отходы
06_Пожарка и ОТ
07_ПДн
08_Финансы

4. Привести в порядок журналы и приказы Проверить: всё ли ведётся системно, а не от проверки до проверки.
5. Обучить ключевой персонал Администраторы, старшая медсестра, главврач должны понимать:

какие проверки бывают;
что обычно спрашивают;
как правильно общаться с инспекторами.

6. Периодически обновлять документы Раз в 6–12 месяцев делать ревизию: кто уволился, что изменилось, какие новые требования появились.

Посмотрите, как система Demokrat работает в реальности — и оцените сами

На онлайн-экскурсии в Demokrat покажем, как выстроены воронка продаж, отчетность, работа команды и маркетинг.

Вы увидите:

Как выглядит система роста изнутри

Почему в вашей клинике нет прибыли

Что можно внедрить уже сейчас

Бесплатно

~~5 000 ₽~~

Онлайн (Zoom), индивидуально

Записаться на экскурсию

Экскурсия вам точно необходима, если:

Вы работаете
по 12 часов в день

Постоянная перегрузка может привести к ухудшению здоровья, снижению производительности, ухудшению баланса между работой и личной жизнью и риску выгорания.

Не знаете точных цифр своего бизнеса

Это приводит к недостаточной осведомленности о росте или упадке и упущенных возможностях для улучшения и принятии обоснованных решений на основе данных.

Не получается управлять средним чеком

Это ограничивает способы увеличения дохода, и маржинальности, улучшение стратегий продаж, что в конечном итоге влияет на прибыльность стоматологии.

Администраторы сливают заявки

Это приводит к потере потенциальных клиентов, снижению общей загрузки клиник, ухудшению репутации и упущению возможностей для увеличения дохода.

Неустойчивая
финансовая ситуация

Неопределенность в фин. планировании, затруднения в управлении ресурсами и принятии обоснованных решений, что угрожает финансовой устойчивости клиники.

Хаос в управлении клиникой

Отсутствие внутренних регламентов может привести к хаосу и нерегулируемым процессам, что снижает эффективность, повышает риски и затрудняет контроль.

Невозможно отслеживать работу сотрудников

Это приводит к недостаточной контролируемости процессов, неэффективному управлению рабочим временем, возможным злоупотреблениям и снижению общего качества обслуживания пациентов.

Нет контроля качества услуг

Это приводит к неудовлетворенности пациентов, ухудшению репутации клиники, юридическим проблемам и потере доверия со стороны пациентов и общественности.

Низкая скорость обработки заявок

Это приводит к длительному ожиданию для пациентов, потере клиентов из-за неудовлетворенности, а также снижению общего объема клиентской базы и доходов.

Нет системы лояльности

Это приводит к потере постоянных клиентов, уменьшению лояльности и конкурентоспособности клиники, а также затрудняет привлечение новых пациентов.

Долгий найм новых сотрудников

Может вызвать перегрузку оставшихся специалистов, снижение качества обслуживания, а также уменьшение числа клиентов из-за отсутствия врачей.

Нет мотивации действующих сотрудников

Приводит к ухудшению качества обслуживания, высокой текучести кадров, недовольству клиентов, а также негативно сказывается на репутации клиники и финансовых показателях.

Работа только по сарафану

Снижает конкурентоспособность, ограничивает поток новых пациентов, а также влияет на финансовую стабильность клиники в средней и долгосрочной перспективе.